COMUNICACIÓN EMPRESARIAL A LOS EFECTOS DEL ART. 5 DEL D.LGS. N. 24/2023

En cumplimiento de la Directiva (UE) 2019/1937, se ha emitido el D.Lgs. n. 24 del 10 de marzo de 2023 relativo a "la protección de las personas que informan sobre violaciones del derecho de la Unión y que contiene disposiciones relativas a la protección de las personas que informan sobre violaciones de las disposiciones normativas nacionales" (en adelante, "Normativa Whistleblowing").

De acuerdo con la Normativa Whistleblowing, Luisa Via Roma S.p.A. (en adelante, "Sociedad") ha activado canales específicos de denuncia interna y ha adoptado un Procedimiento para la gestión de las denuncias (en adelante, "Procedimiento Whistleblowing").

A continuación, se presentan las informaciones necesarias para poder realizar las denuncias en cumplimiento de la Normativa Whistleblowing y de lo previsto por el Procedimiento Whistleblowing en lo que respecta a estas últimas y, en consecuencia, para poder beneficiarse de las formas de protección correspondientes.

¿QUIÉN PUEDE INFORMAR?

Las denuncias pueden ser realizadas por quienes se encuentren en una de las siguientes categorías de sujetos:

• empleado, colaborador;
• voluntario, pasante (aunque no remunerado);
• accionista, persona con funciones de administración, dirección, control, vigilancia o representación, incluso de hecho;
• trabajador autónomo, consultor, profesional independiente
• trabajador/colaborador en el proveedor de bienes, servicios, obras de la Sociedad.

La protección del denunciante se aplica incluso cuando la relación jurídica con la Sociedad aún no ha comenzado, si la información sobre las violaciones ha sido adquirida durante el proceso de selección o en otras fases precontractuales, así como durante el período de prueba y posteriormente a la terminación de la relación jurídica, si la información sobre las violaciones ha sido adquirida durante la relación en sí.
Las denuncias anónimas, aunque no constituyen "denuncias" a los efectos de la Normativa Whistleblowing, serán gestionadas siempre que contengan elementos de hecho suficientes y concretos para verificar lo que es objeto de la denuncia.
Si posteriormente se identifica al denunciante anónimo y se presentan las condiciones legales, también a este le serán aplicables las medidas de protección contra las represalias que eventualmente haya sufrido.

¿QUÉ SE PUEDE INFORMAR?

De conformidad con la Normativa Whistleblowing, se pueden informar comportamientos, actos u omisiones que afectan la integridad de la Sociedad o el interés público de los que se ha tenido conocimiento en el contexto laboral y que consisten en:

• ilícitos que se encuentran dentro del alcance de los actos de la Unión Europea o nacionales, incluidos los actos nacionales de implementación de los actos de la Unión Europea relativos, especialmente – en consideración al contexto en el que opera la Sociedad y a las actividades desarrolladas por la misma – a los siguientes sectores: seguridad y conformidad de productos, protección del medio ambiente, salud pública, protección de los consumidores, protección de la vida privada y protección de datos personales, seguridad de redes y sistemas de información (el anexo a la Normativa Whistleblowing que indica específicamente las normas a las que se aplica esta disciplina es consultable, en el marco de la misma, en el siguiente enlace https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2023-03-10;24@originale;
• actos u omisiones que afectan los intereses financieros de la Unión Europea;
• actos u omisiones relacionadas con el mercado interno, incluidas las violaciones de normas de la Unión en materia de competencia y de ayudas estatales, así como en materia de impuestos sobre las sociedades;
• actos o comportamientos que anulan el objeto o la finalidad de las disposiciones de los actos de la Unión Europea en los sectores mencionados anteriormente.

No se encuentran dentro del ámbito de aplicación de la Normativa Whistleblowing las impugnaciones, reivindicaciones o solicitudes relacionadas con un interés personal del denunciante, que se refieren exclusivamente a sus propias relaciones laborales individuales, o que involucran sus relaciones laborales con las figuras jerárquicamente superiores.

CONDICIONES PARA REALIZAR LA DENUNCIA

El sujeto que informa se beneficia de las protecciones previstas por la Normativa Whistleblowing cuando se presentan las siguientes condiciones:

• en el momento de la denuncia, tiene motivos fundados para creer que la información sobre las violaciones denunciadas es verdadera y se encuentra dentro del ámbito de lo que se puede denunciar;
• ha realizado la denuncia de acuerdo con los procedimientos prescritos.

Las condiciones mencionadas también aplican en el caso de divulgación pública o denuncia a la Autoridad judicial o contable.

¿QUIÉN ES EL ADMINISTRADOR DE LOS CANALES INTERNOS DE DENUNCIA?

El administrador de las denuncias que llegan a través de los canales internos, encargado de recibir, analizar y gestionar la investigación sobre los hechos denunciados y, por lo tanto, de llevar a cabo las investigaciones necesarias, es la empresa Moti-f S.r.l., como sujeto externo, autónomo y con personal específicamente capacitado, nombrado por la Sociedad.

¿CUÁLES SON LOS CANALES DE DENUNCIA QUE SE PUEDEN UTILIZAR?

CANALES INTERNOS DE LA SOCIEDAD

La Sociedad, para la denuncia de las violaciones e ilícitos como se ha especificado anteriormente, ha puesto a disposición los siguientes canales internos de denuncia:

• Plataforma informática: sistema informático dedicado y disponible en el siguiente enlace https://lvr.secure-blowing.com. El denunciante, una vez que haya accedido, debe proceder con la cumplimentación de los campos allí indicados y seguir las modalidades especificadas dentro de la aplicación para el envío de la denuncia
• Denuncia oral: que debe ser enviada a través del sistema de mensajería de voz presente en la plataforma informática
• Encuentro directo: a solicitud del Denunciante, enviada a través de la plataforma informática dedicada, el destinatario, en un plazo razonable, fija un encuentro directo

CANAL EXTERNO DEL ANAC Y DIVULGACIÓN PÚBLICA

Es posible comunicar las violaciones y los ilícitos de acuerdo con la Normativa Whistleblowing también utilizando otros modos, diferentes a los canales internos de la Sociedad, pero solo si se presentan determinados supuestos legales, es decir:

• canal externo del ANAC, según los procedimientos establecidos por la Autoridad y cuyas especificaciones están disponibles en la página web de la misma en el siguiente enlace https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, en los siguientes casos:
  • canal de denuncia interna no activo o no conforme a las disposiciones legales
  • denuncia interna ya realizada sin que se haya dado seguimiento a la misma
  • el denunciante tenga motivos fundados para creer que, si realizara una denuncia interna, no se le daría seguimiento efectivo a la misma o que dicha denuncia pueda conllevar el riesgo de represalias
  • el denunciante tenga motivos fundados para creer que la violación pueda constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público
• divulgación pública (es decir: a través de la prensa, medios electrónicos o medios de difusión que puedan alcanzar a un gran número de personas) en los siguientes casos:
  • el denunciante ha realizado previamente una denuncia interna y externa o ha realizado directamente una denuncia externa, en las condiciones y según las modalidades previstas por la Normativa Whistleblowing, y no se ha dado respuesta dentro de los plazos establecidos en relación a las medidas previstas o adoptadas para dar seguimiento a las denuncias;
  • el denunciante tiene motivos fundados para creer que la violación pueda constituir un peligro inminente o manifiesto para el interés público;
  • el denunciante tiene motivos fundados para creer que la denuncia externa pueda comportar el riesgo de represalias o no puede tener seguimiento efectivo debido a las circunstancias específicas del caso concreto, como aquellas en las que se puedan ocultar o destruir pruebas o en las que haya motivos fundados para temer que quien haya recibido la denuncia pueda estar coludido con el autor de la violación o involucrado en la misma violación.

MODALIDADES DE GESTIÓN DE LAS DENUNCIAS

El administrador de la denuncia recibida a través de los canales internos debe:

• avisar al denunciante de la recepción de la denuncia dentro de los 7 días siguientes a la fecha de recepción;
• mantener las conversaciones con el denunciante pudiendo solicitar a este, si es necesario, información adicional;
• dar un seguimiento diligente a las denuncias recibidas y, por lo tanto, llevar a cabo la investigación necesaria, incluso utilizando personal interno o externo a la organización (siempre en cumplimiento de las obligaciones de reserva);
• dar respuesta al denunciante dentro de los 3 meses a partir de la fecha de aviso de recepción de la denuncia (o, en ausencia de dicho aviso, desde la fecha de caducidad de 7 días desde la recepción) sobre el seguimiento que se ha dado o se piensa dar a la denuncia (es decir, la acción emprendida para evaluar la existencia de los hechos denunciados, el resultado de las investigaciones y las medidas eventuales adoptadas).

Con referencia a las denuncias enviadas al ANAC a través del canal externo, las modalidades de gestión de las mismas están disponibles en la página web de la Autoridad (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

PROTECCIONES Y RESPONSABILIDADES

La Normativa Whistleblowing prevé, bajo determinadas condiciones, garantías y protecciones específicas a favor del denunciante, en algunos casos extendidas también a otros sujetos expresamente identificados, así como disposiciones específicas en materia de responsabilidad del mismo relacionadas con la denuncia, divulgación pública o denuncia a la Autoridad judicial o contable.

CONFIDENCIALIDAD

La identidad del denunciante – y todos los elementos de la denuncia a partir de los cuales se pueda inferir, incluso indirectamente, la identificación del sujeto – no puede ser revelada a personas distintas del administrador de la denuncia, salvo que el propio denunciante haya dado su consentimiento expreso para la revelación.
La protección de la confidencialidad se extiende al "facilitador" (es decir, la persona física que asiste al denunciante en el proceso de denuncia, que trabaja dentro del mismo contexto laboral y cuya asistencia debe ser mantenida en reserva), a la identidad de las personas involucradas (el denominado sujeto denunciado) y a las personas que de cualquier forma se mencionen en la denuncia hasta la conclusión de los procedimientos iniciados a raíz de la denuncia, respetando las mismas garantías previstas a favor de la persona denunciante.

PROHIBICIÓN DE REPRESALIAS

Son nulas el despido, el cambio de funciones, la adopción de medidas disciplinarias así como cualquier otro comportamiento, acto u omisión, incluso solo tentado o amenazado, llevado a cabo por la Sociedad en razón de la denuncia, de la denuncia a la Autoridad judicial o contable, o de la divulgación pública, que provoque o pueda provocar un daño injusto a la persona.

El denunciante puede comunicar al ANAC las represalias que considere haber sufrido.

Las medidas de protección del denunciante (o de la persona que ha hecho una denuncia ante la autoridad judicial o contable o de quien ha realizado una divulgación pública) contra represalias, previstas en la Normativa Whistleblowing, también se aplican:

• al facilitador;
• a las personas del mismo contexto laboral que el denunciante y que están vinculadas a este por una relación afectiva o de parentesco hasta el cuarto grado, a los colegas del denunciante que trabajan en el mismo contexto laboral y que tienen con dicha persona una relación habitual y corriente;
• a los entes propiedad del denunciante o para los cuales este trabaja, así como a los entes que operan en su mismo contexto laboral.

RESPONSABILIDAD

Las mencionadas protecciones no están garantizadas cuando se comprueba, incluso con sentencia de primera instancia, la responsabilidad penal de la persona denunciante por los delitos de difamación o de calumnia o de cualquier manera por los mismos delitos cometidos con la denuncia ante la autoridad judicial o contable o su responsabilidad civil, por el mismo motivo, en casos de dolo o culpa grave.
En tales casos, a la persona denunciante o denunciante puede imponerse una sanción disciplinaria.

Salvo que el hecho constituya un delito, se excluye toda responsabilidad, incluso de naturaleza civil o administrativa, por la adquisición de información sobre las violaciones o por el acceso a las mismas.
Asimismo, no será punible quien revele o difunda información sobre las violaciones:

• cubiertas por la obligación de secreto, distinta de la obligación profesional forense y médica
• relativas a la protección de derechos de autor
• relativas a la protección de datos personales
• que ofendan la reputación de la persona involucrada

si, en el momento de la denuncia, denuncia o divulgación tenía motivos fundados para creer que la revelación o difusión de la información era necesaria para descubrir la violación y la denuncia, denuncia o divulgación se ha realizado de acuerdo con las modalidades requeridas por la Normativa Whistleblowing.
La responsabilidad penal y cualquier otra responsabilidad, incluso de naturaleza civil o administrativa, no se excluyen en cambio para los comportamientos, actos u omisiones del denunciante no relacionados con la denuncia, la denuncia a la autoridad judicial o contable o la divulgación pública o que no son estrictamente necesarios para revelar la violación.

PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

El tratamiento de datos personales relacionados con la gestión de las denuncias es realizado por la Sociedad en calidad de Responsable del tratamiento, en cumplimiento de las normas, europeas y nacionales, en materia de protección de datos personales (Reglamento UE 2016/679, D.Lgs. n. 196/2003 y s.m.i. y D.Lgs. n. 24/2023), adoptando medidas adecuadas para proteger los derechos y libertades de los interesados.

Los datos contenidos en las denuncias son tratados por el sujeto destinatario nombrado Responsable del tratamiento de datos según el art. 28 del GDPR, que podrá recurrir a sujetos internos o externos a la Sociedad en el desarrollo de las actividades de investigación, siempre en cumplimiento de las obligaciones de reserva previstas por la ley en protección de la identidad del denunciante (y del eventual facilitador), del denunciado y de las personas que de cualquier manera se mencionen en la denuncia.

Los datos personales que manifiestamente no son útiles para el tratamiento de una denuncia específica no son recogidos o, si se recogen accidentalmente, son eliminados inmediatamente. Las denuncias y la documentación correspondiente se conservan durante el tiempo necesario para el tratamiento de la denuncia y de todos modos no más de cinco años a partir de la fecha de comunicación del resultado final del procedimiento de denuncia, respetando las obligaciones de confidencialidad.

Se especifica que los derechos del interesado que se refieren a los artículos del 15 al 22 del GDPR no pueden ser ejercidos mediante la solicitud al Responsable del tratamiento o mediante reclamación conforme al art. 77 del GDPR, cuando el ejercicio de dichos derechos pueda derivar en un perjuicio efectivo y concreto a la confidencialidad de la identidad del sujeto que denuncia violaciones de las que haya tenido conocimiento en razón de su relación laboral o de las funciones desempeñadas conforme al D.Lgs. n. 24/2023 (art. 2 undecies del D.Lgs. n. 196/2003). El ejercicio de los mismos derechos puede, en cualquier caso, ser retrasado, limitado o excluido con comunicación motivada y proporcionada sin demora al interesado. En tales casos, los derechos del interesado pueden ser ejercidos también mediante el Garante para la protección de datos personales conforme a los procedimientos indicados en el art. 160 del D.Lgs. n. 196/2003.

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