UNTERNEHMENSKOMMUNIKATION GEMÄSS ART. 5 D.LGS. NR. 24/2023

Zur Umsetzung der Richtlinie (EU) 2019/1937 wurde das Ges. D.Lgs. Nr. 24 vom 10. März 2023 erlassen, das "den Schutz von Personen regelt, die Verstöße gegen das Recht der Union melden und Bestimmungen zum Schutz von Personen enthält, die Verstöße gegen nationale gesetzliche Bestimmungen melden" (nachfolgend "Whistleblowing-Regelung").

Im Einklang mit der Whistleblowing-Regelung hat Luisa Via Roma S.p.A. (nachfolgend "Gesellschaft") spezifische interne Meldekanäle aktiviert und eine Verfahrensanweisung zur Behandlung von Meldungen (nachfolgend "Whistleblowing-Verfahrensanweisung") angenommen.

Im Folgenden werden die notwendigen Informationen bereitgestellt, um Meldungen im Einklang mit der Whistleblowing-Regelung und der Whistleblowing-Verfahrensanweisung abzugeben, um die entsprechenden Schutzmaßnahmen in Anspruch nehmen zu können.

WER KANN MELDEN?

Meldungen können von Personen abgegeben werden, die in eine der folgenden Kategorien fallen:

• Arbeitnehmer, Mitarbeiter;
• Freiwillige, Praktikanten (auch unbezahlt);
• Aktionäre, Personen mit Verwaltungs-, Führungs-, Kontroll-, Aufsichts- oder Vertretungsfunktionen, auch de facto;
• Selbständige, Berater, Freiberufler;
• Mitarbeiter/Kollegen beim Lieferanten von Waren, Dienstleistungen, Arbeiten der Gesellschaft.

Der Schutz des Hinweisgebers gilt auch dann, wenn das rechtliche Verhältnis zur Gesellschaft noch nicht begonnen hat, wenn die Informationen über die Verstöße während des Auswahlprozesses oder in anderen vorvertraglichen Phasen sowie während der Probezeit und nach Beendigung des rechtlichen Verhältnisses erworben wurden, wenn die Informationen über die Verstöße im Laufe des Verhältnisses selbst gewonnen wurden.
Anonyme Meldungen, obwohl sie keine "Meldungen" im Sinne der Whistleblowing-Regelung darstellen, werden bearbeitet, sofern sie ausreichende und substanzierte tatsächliche Elemente zur Überprüfung des Gegenstands der Meldung enthalten.
Falls der anonyme Hinweisgeber später identifiziert wird und die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, gelten auch für ihn die Schutzmaßnahmen gegen eventuelle Repressalien, die erleidet werden können.

WAS KANN GEMELDET WERDEN?

Im Einklang mit der Whistleblowing-Regelung können Handlungen oder Unterlassungen, die die Integrität der Gesellschaft oder das öffentliche Interesse verletzen, die im beruflichen Kontext bekannt geworden sind und die aus folgenden bestehen:

• Rechtswidrigkeiten, die unter den Anwendungsbereich der Handlungen der Europäischen Union oder national fallen, auch solche nationaler Umsetzung der Handlungen der Europäischen Union, die insbesondere – unter Berücksichtigung des Kontexts, in dem die Gesellschaft tätig ist, und der von ihr durchgeführten Tätigkeiten – folgende Bereiche betreffen: Sicherheit und Konformität von Produkten, Umweltschutz, öffentliche Gesundheit, Verbraucherschutz, Schutz der Privatsphäre und personenbezogener Daten, Sicherheit von Netzwerken und Informationssystemen (der Anhang zur Whistleblowing-Regelung, der die spezifischen Vorschriften angibt, auf die die Regelungen anwendbar sind, ist im Rahmen derselben unter dem Link https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2023-03-10;24@originale;
• Handlungen oder Unterlassungen, die die finanziellen Interessen der Europäischen Union verletzen;
• Handlungen oder Unterlassungen bezüglich des Binnenmarkts, einschließlich Verstößen gegen Unionsvorschriften im Bereich Wettbewerb und staatliche Beihilfen sowie im Bereich Körperschaftsteuer;
• Handlungen oder Verhaltensweisen, die das Ziel oder den Zweck der Bestimmungen der Handlungen der Europäischen Union in den oben genannten Bereichen vereiteln.

In den Anwendungsbereich der Whistleblowing-Regelung fallen keine Streitigkeiten, Ansprüche oder Forderungen, die mit einem persönlichen Interesse der meldenden Person verbunden sind, die ausschließlich ihr individuelles Arbeitsverhältnis betreffen oder die sich auf ihre Arbeitsbeziehungen zu vorgesetzten Personen beziehen.

VORAUSSETZUNGEN FÜR DIE ABGABE EINER MELDUNG

Die Person, die meldet, erhält die in der Whistleblowing-Regelung vorgesehenen Schutzmaßnahmen, wenn die folgenden Bedingungen erfüllt sind:

• z zum Zeitpunkt der Meldung einen begründeten Anlass hat zu der Annahme, dass die Informationen über die gemeldeten Verstöße wahr sind und in den Anwendungsbereich dessen fallen, was gemeldet werden kann;
• die Meldung in Übereinstimmung mit den vorgeschriebenen Verfahren erfolgt ist.

Diese Bedingungen gelten auch im Falle einer öffentlichen Offenlegung oder einer Anzeige bei der Justiz oder der Prüfbehörde.

WER IST DER BEAUFTRAGTE FÜR DIE INTERNEN MELDEKANÄLE?

Der Bearbeiter der Meldungen, die über die internen Kanäle eingehen, zuständig für den Empfang, die Analyse und die Bearbeitung der Ermittlungen zu den gemeldeten Fakten und somit für die Durchführung der erforderlichen Überprüfungen, ist die Gesellschaft Moti-f S.r.l., als externes, autonomes Unternehmen mit speziell geschultem Personal, beauftragt von der Gesellschaft.

WAS SIND DIE MELDEKANÄLE, DIE NUTZBAR SIND?

INTERNE KANÄLE DER GESELLSCHAFT

Die Gesellschaft hat für die Meldung von Verstößen und Rechtswidrigkeiten, wie oben näher spezifiziert, die folgenden internen Meldekanäle bereitgestellt:

• IT-Plattform: ein dediziertes Informationssystem, verfügbar unter dem folgenden Link https://lvr.secure-blowing.com. Der Hinweisgeber muss, nachdem er sich eingeloggt hat, die dort angegebenen Felder ausfüllen und die im Anwendungsprogramm beschriebenen Verfahren zur Einreichung der Meldung befolgen
• Mündliche Meldung: über das Sprachmeldesystem, das auf der IT-Plattform vorhanden ist, vorzunehmen
• Direktes Treffen: Auf Wunsch des Hinweisgebers, die über die dedizierte IT-Plattform eingereicht wird, vereinbart die empfangende Person innerhalb eines angemessenen Zeitraums ein direktes Treffen.

EXTERNER KANAL DER ANAC UND ÖFFENTLICHE OFFENLEGUNG

Es ist auch möglich, Verstöße und Rechtswidrigkeiten gemäß der Whistleblowing-Regelung auf andere Weise, die von den internen Kanälen der Gesellschaft abweichen, zu melden, jedoch nur, wenn bestimmte gesetzliche Voraussetzungen vorliegen, d.h.:

• externer Kanal der ANAC, gemäß den von der Autorität bereitgestellten Verfahren, deren Einzelheiten auf deren Webseite unter folgendem Link https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing verfügbar sind, in folgenden Fällen:
  • interner Meldesystem ist nicht aktiv oder entspricht nicht den gesetzlichen Anforderungen
  • interne Meldung wurde bereits gemacht, ohne dass daraufhin Maßnahmen ergriffen wurden
  • der Hinweisgeber stichhaltige Gründe hat zu der Annahme, dass, wenn er eine interne Meldung machen würde, dies nicht wirksam verfolgt würde, oder dass dieselbe Meldung das Risiko von Repressalien mit sich bringen könnte
  • der Hinweisgeber einen begründeten Anlass hat zu der Annahme, dass die Verletzung eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte
• öffentliche Offenlegung (d.h. über die Presse, elektronische Mittel oder Verbreitungsmedien, die eine große Anzahl von Personen erreichen können) in folgenden Fällen:
  • der Hinweisgeber hat zuvor eine interne und externe Meldung gemacht oder direkt eine externe Meldung unter den Bedingungen und in der Form gemäß der Whistleblowing-Regelung vorgenommen, und es wurde innerhalb der festgelegten Fristen kein Feedback zu den vorgesehenen oder ergriffenen Maßnahmen gegeben, um den Meldungen nachzugehen;
  • der Hinweisgeber hat einen begründeten Grund zu der Annahme, dass die Verletzung eine unmittelbare oder offensichtliche Gefahr für das öffentliche Interesse darstellen könnte;
  • der Hinweisgeber hat einen begründeten Anlass zu der Annahme, dass die externe Meldung Repressalien mit sich bringen könnte oder nicht wirksam verfolgt werden könnte, aufgrund der spezifischen Umstände des Einzelfalls, wie beispielsweise, wenn Beweise verborgen oder zerstört werden könnten oder wenn begründete Sorgen bestehen, dass die Person, die die Meldung erhalten hat, mit dem Autor der Verletzung kolludiert oder in die Verletzung selbst involviert sein könnte.

VERFAHREN ZUR BEARBEITUNG DER MELDUNGEN

Derjenige, der die Meldung über die internen Kanäle eingeht, ist verpflichtet:

• die Person, die gemeldet hat, innerhalb von 7 Tagen nach Eingang der Meldung über den Empfang zu informieren;
• den Austausch mit der meldenden Person aufrechtzuerhalten und gegebenenfalls weitere Informationen von dieser anzufordern;
• den eingehenden Meldungen sorgfältig nachzugehen und die erforderlichen Ermittlungen durchzuführen, gegebenenfalls unter Inanspruchnahme von internem oder externem Personal (immer unter Wahrung der Vertraulichkeitsverpflichtungen);
• der meldenden Person innerhalb von 3 Monaten nach Eingang der Meldung (oder, falls keine solche Mitteilung erfolgt ist, nach Ablauf von 7 Tagen nach Eingang) Rückmeldung zu geben über die Maßnahmen, die ergriffen wurden oder die beabsichtigt sind, um der Meldung nachzugehen (d.h. die Maßnahmen, die ergriffen wurden, um die Richtigkeit der angesprochenen Tatsachen zu überprüfen, das Ergebnis der Ermittlungen und eventuelle ergriffene Maßnahmen).

In Bezug auf die an die ANAC über den externen Kanal übermittelten Meldungen sind die Verfahren zu deren Bearbeitung auf der Webseite der Behörde verfügbar (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

SCHUTZ UND VERANTWORTLICHKEIT

Die Whistleblowing-Regelung sieht unter bestimmten Bedingungen spezielle Garantien und Schutzmaßnahmen für den Hinweisgeber vor, die in einigen Fällen auch auf andere ausdrücklich benannte Personen ausgeweitet werden, sowie spezifische Regelungen bezüglich der Verantwortlichkeit der betreffenden Person im Zusammenhang mit der Meldung, öffentlicher Offenlegung oder Anzeige bei der Justiz oder der Rechnungsprüfungsbehörde.

VERTRAULICHKEIT

Die Identität des Hinweisgebers – sowie alle Elemente der Meldung, aus denen die Identifizierung der betreffenden Person auch indirekt abgeleitet werden kann – darf nicht gegenüber Personen bekannt gegeben werden, die nicht der Bearbeiter der Meldung sind, es sei denn, der Hinweisgeber hat seine ausdrückliche Zustimmung zur Offenlegung gegeben.
Der Schutz der Vertraulichkeit erstreckt sich auf den "Vermittler" (d.h. die natürliche Person, die den Hinweisgeber im Meldungsprozess unterstützt und im selben beruflichen Kontext tätig ist, dessen Unterstützung vertraulich behandelt werden muss), auf die Identität der beteiligten Personen (sog. meldete Person) und auf die Personen in jedem Fall, die in der Meldung erwähnt werden bis zur Beendigung der Verfahren, die aufgrund der Meldung eingeleitet wurden, im Einklang mit denselben Garantien, die zugunsten der meldenden Person vorgesehen sind.

VERBOT VON RETORSIONEN

Die Kündigung, die Änderung von Aufgaben, die Verhängung von Disziplinarmaßnahmen sowie jegliches andere Verhalten, Handeln oder Unterlassen, auch wenn es nur versucht oder angedroht wird, das von der Gesellschaft aufgrund der Meldung, der Anzeige bei der Justiz oder Rechnungsprüfungsbehörde oder der öffentlichen Offenlegung erfolgt, das der betroffenen Person ein ungerechtfertigtes Leid zufügt oder zufügen kann, ist null und nichtig.

Der Hinweisgeber kann Repressalien, die er möglicherweise erlitten hat, der ANAC mitteilen.

Die Schutzmaßnahmen für den Hinweisgeber (oder die Person, die eine Anzeige bei der Justiz oder Rechnungsprüfungsbehörde erstattet hat oder die eine öffentliche Offenlegung vorgenommen hat) gegen Repressalien, die in der Whistleblowing-Regelung vorgesehen sind, gelten auch:

• für den Vermittler;
• für Personen im gleichen beruflichen Umfeld des Hinweisgebers und die mit ihm durch ein stabiles persönliches oder verwandtschaftliches Verhältnis bis zum vierten Grad verbunden sind, für Kollegen des Hinweisgebers, die im gleichen beruflichen Umfeld arbeiten und ein gewohnheitsmäßiges und laufendes Verhältnis zu dieser Person haben;
• für die Unternehmen, die dem Hinweisgeber gehören oder für die er arbeitet, sowie für Unternehmen, die in seinem gleichen Arbeitsumfeld tätig sind.

VERANTWORTLICHKEIT

Die genannten Schutzmaßnahmen werden nicht gewährleistet, wenn die strafrechtliche Verantwortung der hinweisgebenden Person wegen von diffamierenden Rechtsverstößen oder von Verleumdung oder anderweitig für dieselben Delikte, die mit der Anzeige bei der Justiz oder Rechnungsprüfungsbehörde verbunden sind, oder für zivilrechtliche Verantwortung für denselben Grund, in Fällen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit, festgestellt wird.
In diesen Fällen kann der hinweisgebenden Person eine disziplinarische Sanktion auferlegt werden.

Sofern die Tatsache nicht als Straftat gilt, ist jede Verantwortung, auch zivilrechtlicher oder verwaltungsrechtlicher Art, für den Erwerb von Informationen über Verstöße oder für den Zugang zu diesen ausgeschlossen.
Darüber hinaus ist niemand strafbar, der Informationen über Verstöße offenbart oder verbreitet:

sofern er zum Zeitpunkt der Meldung, Anzeige oder Offenlegung begründete Gründe hatte zu der Annahme, dass die Offenlegung oder Verbreitung der Informationen erforderlich war, um den Verstoß aufzudecken, und die Meldung, Anzeige oder Offenlegung gemäß den von der Whistleblowing-Regelung geforderten Verfahren vorgenommen wurde.
Die strafrechtliche Verantwortung und jede andere Verantwortung, auch zivilrechtlicher oder verwaltungsrechtlicher Art, wird jedoch nicht ausgeschlossen für Handlungen, Tätigkeiten oder Unterlassungen der hinweisgebenden Person, die nicht mit der Meldung, der Anzeige bei der Justiz oder Rechnungsprüfungsbehörde oder der öffentlichen Offenlegung verbunden sind oder die nicht unbedingt erforderlich sind, um den Verstoß aufzudecken.

SCHUTZ PERSONENBEZOGENER DATEN

Die Verarbeitung personenbezogener Daten im Zusammenhang mit der Bearbeitung von Meldungen erfolgt durch die Gesellschaft als Verantwortlicher für die Verarbeitung, unter Berücksichtigung der europäischen und nationalen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten (EU-Verordnung 2016/679, D.Lgs. Nr. 196/2003 und Änderungen sowie D.Lgs. Nr. 24/2023), die geeignete Maßnahmen zum Schutz der Rechte und Freiheiten der betroffenen Personen ergreift.

Die in den Meldungen enthaltenen Daten werden von dem für die Datenverarbeitung gemäß Artikel 28 der DSGVO benannten Verantwortlichen bearbeitet, der interne oder externe Personen zur Durchführung der Ermittlungen einbeziehen kann, wobei stets die gesetzlichen Vertraulichkeitsverpflichtungen zu wahren sind, um die Identität des Hinweisgebers (und des ggf. Vermittlers), der meldenden Person und der in der Meldung genannten Personen zu schützen.

Personenbezogene Daten, die offensichtlich nicht für die Bearbeitung einer spezifischen Meldung nützlich sind, werden nicht erfasst oder, wenn sie versehentlich erfasst werden, umgehend gelöscht. Die Meldungen und die dazugehörige Dokumentation werden so lange aufbewahrt, wie sie für die Bearbeitung der Meldung erforderlich sind, jedoch nicht länger als fünf Jahre, beginnend ab dem Datum der Mitteilung über das endgültige Ergebnis des Meldungsverfahrens, unter Wahrung der Vertraulichkeitsverpflichtungen.

Es wird darauf hingewiesen, dass die Rechte der betroffenen Person gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO nicht durch eine Anfrage an den Verantwortlichen für die Verarbeitung oder durch eine Beschwerde gemäß Artikel 77 der DSGVO ausgeübt werden können, wenn aus der Ausübung dieser Rechte eine tatsächliche und konkrete Beeinträchtigung der Vertraulichkeit der Identität der Person, die Verstöße meldet, entstehen könnte, die ihm aufgrund seines Arbeitsverhältnisses oder der auszuübenden Funktionen gemäß D.Lgs. Nr. 24/2023 (Art. 2 undecies des D.Lgs. Nr. 196/2003) bekannt ist. Die Ausübung dieser Rechte kann jedoch in jedem Fall verzögert, eingeschränkt oder ausgeschlossen werden, wobei eine schriftliche Mitteilung an die betroffene Person ohne Verzögerung zu erfolgen hat. In diesen Fällen können die Rechte der betroffenen Person auch über den Beauftragten für den Datenschutz nach den in Artikel 160 des D.Lgs. Nr. 196/2003 vorgesehenen Modalitäten ausgeübt werden.

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